Är er verksamhet redo för den nya föreskriften om organisatorisk och social arbetsmiljö som börjar gälla den 31 mars 2016?

Den nya föreskriften (AFS 2015:4) innehåller regler om kunskapskrav, mål, arbetsbelastning, arbetstid och kränkande särbehandling och förtydligar vad arbetsgivare och arbetstagare ska göra inom ramen för det förebyggande systematiska arbetsmiljöarbetet. Systematiskt arbetsmiljöarbete ska redan idag bedrivas på arbetsplatsen men de nya reglerna preciserar alltså vad det arbetet ska innehålla. Reglerna ska följas av alla arbetsgivare och även de som hyr in arbetskraft.

Det är nu hög tid för HR-avdelningar och personalansvariga att förbereda för den nya föreskriften genom att se över och anpassa sitt arbetsmiljöarbete och sina arbetsmiljöpolicies. Åtgärder som kan bli aktuella är t.ex. att se över arbetstider och resurserna inom verksamheten och ev. justera bemanningen och förläggningen av arbetstider. Det ställs också krav på bl.a. utbildning, rutiner, information och specifik arbetsledning.

Här följer en sammanfattning av arbetsgivarens huvudsakliga skyldigheter enligt den nya föreskriften:

• Arbetsgivaren ska se till att chefer och arbetsledare har kunskaper om hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling, samt förutsättningar att omsätta de kunskaperna i praktiken.
• Arbetsgivaren ska ha mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön som syftar till att främja hälsa och öka organisationens förmåga att motverka ohälsa.
• Arbetsgivaren ska se till att de arbetsuppgifter och befogenheter som tilldelas arbetstagarna inte ger upphov till ohälsosam arbetsbelastning. Det innebär att resurserna ska anpassas till kraven i arbetet.
• Arbetsgivaren ska se till att arbetstagarna känner till
  – vilka arbetsuppgifter de ska utföra,
  – vilket resultat som ska uppnås med arbetet,
  – om det finns särskilda sätt som arbetet ska utföras på och i så fall hur,
  – vilka arbetsuppgifter som ska prioriteras när tillgänglig tid inte räcker till för alla arbetsuppgifter som ska utföras, och
  – vem de kan vända sig till för att få hjälp och stöd för att utföra arbetet.
• Arbetsgivaren ska vidta de åtgärder som behövs för att motverka att arbetstidens förläggning leder till ohälsa hos arbetstagarna.
• Arbetsgivaren ska klargöra att kränkande särbehandling inte accepteras i verksamheten. Arbetsgivaren ska även vidta åtgärder för att motverka förhållanden i arbetsmiljön som kan ge upphov till kränkande särbehandling.
• Arbetsgivaren ska se till att det finns rutiner för hur kränkande särbehandling ska hanteras. Av rutinerna ska det framgå:
  – vem som tar emot information om att kränkande särbehandling förekommer,
  – vad som händer med informationen, vad mottagaren ska göra, och
  – hur och var de som är utsatta snabbt kan få hjälp.

De nya reglerna innebär en viss ökad administrativ kostnad för verksamheter men för samtidigt med sig något positivt då de har till syfte att skapa friska organisationer. Välmående organisationer med friska och motiverade medarbetare ger generellt sett lägre kostnader kopplat till sjukfrånvaro och rehabilitering samt skapar bättre förutsättningar för högre produktivitet och kreativitet – en aspekt som kan hjälpa till att få igång det interna arbetet inom verksamheten. Viktigt att komma ihåg är även att Arbetsmiljöverket kan komma med vitesförelägganden om reglerna inte följs och Arbetsmiljöverket utför även inspektioner för att säkerställa att arbetsgivare gör det de ska.

Om du känner dig osäker på de nya reglerna och vad ni bör göra inom just er verksamhet är ni välkomna att kontakta oss för mer information och vägledning.

Länk till den nya föreskriften.