Att ingå i avtal del 2: Avtalsguide – checklista för avtalet

Att ingå i avtal är något som företag gör löpande och många upplever därför att de inte behöver reflektera över vad de ska tänka på. Ofta förekommer det dock brister i såväl avtal som i företagens processer och rutiner för hur dessa ska ingås. Många företag gör misstaget att tänka att avtalet enbart är det skrivna dokumentet, men faktum är att även det som händer innan avtalsslutet (förarbetet) och det som händer efter avtalsslutet (efterarbetet) är minst lika viktigt som själva avtalet. I denna artikel fokuserar vi på själva avtalet – vad är det som gör ett avtal bra? 

Detta är en del av en artikelserie om att ingå i avtal. Läs gärna våra andra artiklar i serien:

Att ingå i avtal del 1: Förarbetet – nyckeln till en lyckad avtalsförhandling

Att ingå i avtal del 2: Avtalsguide – checklista för avtalet

Att ingå i avtal del 3: Efterarbetet – Att tänka på när ett avtal inletts

Ett bra avtal – för vem?

Ett bra avtal reglerar en affär på ett tydligt sätt där båda parter vet vad som förväntas och vad som händer om förväntningarna inte infrias.

Det händer att parterna försöker lura varandra genom svårtolkade skrivningar eller genom att medvetet undanhålla information som de inte vill ska komma till motpartens kännedom för att detta skulle kunna ha negativ inverkan på avtalet.

Ett sådant tillvägagångssätt är ingenting som vi rekommenderar. Det finns hög risk för att ett sådant tillvägagångssätt leder till att avtal inte kan användas, då de saknar koppling till verkligheten. Det kan även leda till tvister om ogiltigförklaring eller jämkning av avtalet. Vi rekommenderar därför att ni istället försöker skriva ett tydligt och relativt välbalanserat avtal redan från början. Nedan följer en checklista över vad som är bra att tänka på.

Avtalsguiden

1. Tydlighet är A och O

Avtalet bör vara så pass tydligt att vem som helst kan förstå dess innehåll då det kan uppstå diskussion om vad vissa delar betyder. Det räcker inte med att de personer som varit med och skrivit avtalet förstår det, eftersom de personerna inte nödvändigtvis är med när avtalet ska tolkas.

Säkerställ därför att avtalet ger tydliga svar på till exempel följande frågor:

• Hur ser prismodellen ut? När ska betalning ske, och vad händer om betalningen uteblir?
• Vilka skyldigheter har respektive part, och vad händer om någon av parterna bryter mot avtalet? Är det olika sanktioner för olika avtalsbrott?
• Vad har avtalet för giltighetstid? Finns det möjlighet till omförhandling under tiden, och vad gäller i sådana fall?
• Hur löser ni eventuella tvister som uppstår med anledning av avtalet?
• Har ni fått all information i avtalet, eller saknar ni bilagor? Finns det en prioriteringsordning som reglerar hur olika avtalsdokument förhåller sig till varandra utifall de innehåller motsättningar?

2. Fördela och identifiera ansvar, risk och nytta

Ett av huvudsyftena med ett avtal är att reglera risker och fördela ansvar och nytta mellan parterna. I detta sammanhang är det till exempel viktigt att tänka på följande:

• Har ni mottagit ett färdigt avtalsförslag från motparten? Begär i sådana fall alltid att förslaget är anpassat till diskussionerna ni haft i den inledande fasen av förhandlingen och att det är relativt balanserat för att spara tid vid förhandlingsbordet.
• Hur regleras sanktioner i avtalet? Finns det till exempel möjlighet till vite vid försening i leverans, ränta vid försenad betalning, effektiva åtgärder vid fel i vara/tjänst? Finns det en skadeståndsklausul vid avtalsbrott? Är de monetära nivåerna rimliga sett till avtalets värde, och har ni täckning för beloppet i er försäkring?

3. Tänk på avtalsinnehållet

Huvudregeln är att det råder avtalsfrihet, dvs. att ni och er affärspartner kan avtala om precis vad ni vill. Det finns undantag från denna huvudregel, till exempel avtalslagens ogiltighetsgrunder, allmänna rättsprinciper och andra begränsningar i speciallagar såsom konkurrensrättsliga sådana.

Dessutom kan ett avtal jämkas om det vid en helhetsbedömning anses vara oskäligt. Det senare kan vara extra viktigt att tänka på när villkor är ensidigt utformade av den ena parten eller om standardvillkor används. Standardvillkor måste dessutom inkorporeras i avtalet på ett korrekt sätt. Om ett villkor är oväntat eller betungande för din motpart bör motpartens uppmärksamhet särskilt fästas vid detta. Annars riskeras villkoret att jämkas eller förklaras ogiltigt.

4. Ta höjd för ändrade förhållanden

En annan aspekt att beakta, särskilt om avtalet har en längre löptid, är att oförutsedda händelser kan inträffa. Ett avtal som är rimligt från början kan bli orimligt på grund av senare inträffade omständigheter som parterna inte kunnat förutse i samband med avtalsslutet. För att reglera det oförutsedda kan ni till exempel inkludera force majeure-klausuler eller ange under vilka situationer en part har rätt att påkalla omförhandling av avtalet.

5. Avtalsarbetet är inte slut bara för att avtalet har ingåtts

Många tänker nog att avtalsarbetet är slut när avtalet väl är ingånget. På ett sätt är det precis tvärtom; det är då det börjar. Nu ska ni leva med avtalet och med varandra. Det innebär bl.a. att ni, vid sidan av avtalet, inte bör skapa andra rutiner för hur till exempel varor/tjänster beställs under avtalet, hur ni hanterar reklamationer, osv. Då är det bättre att omförhandla avtalet så att det är uppdaterat och speglar er affärsrelation. Läs gärna vidare i den här artikeln om hur ni bör agera efter att ett avtal är ingånget.

På Setterwalls har vi stor erfarenhet av att upprätta, förhandla, granska och tolka avtal. Ni kan därför alltid vända er till oss om ni vill ha hjälp med att ta fram ett avtal, assistans i en specifik avtalsförhandling eller tolkning av ett befintligt avtal. Om ni har hamnat i diskussion med en motpart om hur ett avtal ska tolkas, bistår vi gärna er i dessa diskussioner eller representerar ert företag inför domstol. Vi kan också hjälpa er med att granska eller sätta upp avtalsrutiner.

Setterwalls erbjuder även generella avtalsutbildningar samt specifika utbildningar som anpassats särskilt för ert bolag. I dessa går vi igenom vad som är viktigt att tänka på i en avtalsprocess och tar upp andra frågor som är relevanta för just er verksamhet.

Ni är varmt välkomna att kontakta oss.

Innehållet är en allmän redogörelse av informativ karaktär och är inte juridisk rådgivning att lägga till grund för bedömning i ett enskilt ärende.