fbpx Miljarder att hämta i offentlig upphandling | Setterwalls Advokatbyrå

Miljarder att hämta i offentlig upphandling

Offentlig upphandling är en mångmiljardindustri och årligen upphandlas varor och tjänster i Sverige för omkring 600 miljarder kronor. Medverkan i offentliga upphandlingar kan vara ett strategiskt verktyg för att bygga och expandera sitt företag.

Alla kommuner och myndigheter, liksom många statliga och kommunala bolag (gemensamt benämnda upphandlande myndigheter) är skyldiga att köpa in varor och tjänster enligt reglerna i lagen om offentlig upphandling (LOU). Det innebär att offentliga upphandlingar omfattar alla typer av varor och tjänster, allt från IT-system, appar, mediciner, PR-tjänster till rena vardagsprodukter. Syftet med detta är att den upphandlande myndigheten ska tillvarata konkurrensen på marknaden och hämta in anbud från så många potentiella leverantörer som möjligt. En grundläggande del i LOU är därför att alla upphandlingar som genomförs av offentliga myndigheter ska annonseras. Vissa undantag finns där upphandlande myndigheter kan vända sig direkt till en leverantör för sitt inköp. Det vanligaste undantaget är när upphandlingens värde är mindre än ca 500 000 kr. Det finns även andra undantagssituationer, t.ex. om det som ska upphandlas av tekniska skäl bara kan utföras av en enda leverantör på marknaden. Nedan ges ett antal råd och tips kring hur du kan utnyttja offentliga upphandlingar i din verksamhet.

 

Hitta pågående upphandlingar
Som nämnts ska upphandlingar annonseras och normalt görs detta i en databas. Den mest använda databasen som också innehåller i princip samtliga upphandlingar, är OPIC Visma. Även databasen Mercell används av många upphandlande myndigheter. Det är kostnadsfritt att registrera sig som leverantör på databasernas hemsidor och genom att ställa in bevakningar kan du också se till att löpande få information om upphandlingar som kan vara av intresse.

 

Att lämna anbud
Reglerna i LOU medför att upphandlingar måste genomföras på ett formbundet sätt och att information om upphandlingen ska meddelas alla potentiella leverantörer samtidigt. Detta görs genom att den upphandlande myndigheten publicerar information om upphandlingen med alla de krav som uppställs dels på leverantörer, dels på tjänsten eller varan i upphandlingsdokumenten (tidigare benämnt förfrågningsunderlag). Det är utifrån upphandlingsdokumenten som anbud ska lämnas. En viktig del för att lyckas i en offentlig upphandling är att säkerställa att ditt anbud uppfyller alla de krav som har ställts upp av den upphandlande myndigheten. Den upphandlande myndigheten måste beakta alla anbud som uppfyller uppställda krav och välja det anbud som antingen har det lägsta priset eller bedöms som det ekonomiskt mest fördelaktiga. Vilken grund som används för att välja ett anbud måste anges i upphandlingsdokumenten. Det finns flera olika sätt att maximera sina chanser i offentliga upphandlingar, bl.a. genom att ha standardiserade dokument som beskriver företaget, vara noggrann med hur ditt anbud förhåller sig till det som efterfrågas av den upphandlande myndigheten samt att tänka strategiskt vid prissättningen.

 

Påverka de upphandlingar du är intresserad av
Formbundenheten som omger en upphandling kan skapa känslan att du som företagare inte kan påverka en upphandling, eller den upphandlande myndigheten. Detta stämmer inte. Har en upphandling redan annonserats måste den upphandlande myndigheten under tiden som finns för att lämna anbud besvara frågor som ställs i upphandlingen. Genom att ställa frågor, som besvaras, finns ibland möjlighet att få justerat märkliga krav och få förtydliganden i de delar där upphandlingsdokumenten är oklara. Du som leverantör kan ibland också vara med och påverka framtida upphandlingar, genom att upphandlande myndigheter bjuder in till dialog inför förestående upphandlingar – där myndigheten genom sådan dialog kan skapa bättre upphandlingsdokument. Har du en unik idé är det också möjligt att ta en direktkontakt med en upphandlande myndighet du tror kan vara intresserad för att förmå myndigheten att se behovet av denna.

 

Möjligheter om en upphandling inte går vägen
Alla beslut som fattas inom ramen för en offentlig upphandling, t.o.m. beslut om att inleda en offentlig upphandling, kan prövas av en domstol. En leverantör kan ansöka om överprövning av en upphandling hos en förvaltningsdomstol som kan besluta om att upphandlingen ska göras om eller rättas, om domstolen anser att myndigheten har agerat felaktigt. Överprövningar är vanliga, omkring sju procent av alla upphandlingar blir överprövade varje år. Leverantörerna vinner ca en tredjedel av överprövningsprocesserna, vilket innebär att det finns goda chanser vid en överprövningsprocess. Vår erfarenhet är att det också går att påverka myndigheter som man anser har fattat ett felaktigt beslut via andra vägar, och på så sätt slippa domstolsprocess. T.ex. kan ibland ett brev räcka för att en myndighet ska komma till slutsatsen att den agerat felaktigt och ändra sitt beslut.

 

Konsten att få till det på offentliga marknaden
Ditt bolag har kommit på en produkt som inte tidigare lanserats på marknaden och du är ivrig att få ut den på marknaden. Vid en marknadsundersökning av potentiella kunder identifierar du ett antal myndigheter som skulle vara den perfekta målgruppen för ditt företag. När du kontaktar en av dessa myndigheter möts du av beskedet att alla inköp måste göras enligt reglerna om offentlig upphandling. Du får beskedet att myndigheten inte vill riskera att bryta mot reglerna om offentlig upphandling och därför inte kan ta steget att köpa din produkt. Du får dock den starka känslan av att den du pratar med ser behovet av din produkt hos myndigheten.

Det är relativt vanligt att myndigheter av rädsla för att bryta mot upphandlingsreglerna avstår från att köpa in det de verkligen behöver och istället använder redan beprövade metoder. Väljer du i den situationen att ta juridisk hjälp för att ge myndigheten en juridiskt hållbar lösning kan investeringen i juridisk hjälp innebära åtkomst till ett kontrakt. Det finns nämligen alla möjligheter enligt upphandlingsreglerna för en myndighet att utforma en upphandling enligt konstens alla regler som ser till att myndigheten får det den verkligen vill ha.

När ditt företag har varit igång ett tag och fått igång försäljningen av den första produkten och även utvecklat ett antal andra produkter lämnar du regelbundet anbud i upphandlingar. Flera vinner du, men på sistone har allt fler andra företag börjat lämna anbud i de upphandlingar du deltar i. Dessutom märker du en ökande trend av att myndigheterna ställer upp nya och hårdare krav som du ofta inte förstår anledningen till. I några upphandlingar med riktigt stort värde har ditt anbud inte prövats av myndigheten just med anledning av ett sådant krav.

Genom att ta juridisk hjälp och i denna situation ansöka om en överprövning av upphandlingen kan du fortfarande ha möjlighet att få kontraktet. En tredjedel av alla överprövningar leder till en ändring. En investering i en överprövningsprocess kan leda till att du får kontraktet och kan dessutom sätta stopp för felaktigt uppställda krav från myndigheters sida. Genom att satsa på rätt upphandlingar och strategiskt överpröva viktiga kontrakt kan du med enkla medel snabbt öka omsättningen i ditt företag.