Lokalkostnader är en av de största utgiftsposterna för ett nyetablerat företag. Företagets lokal kan även vara en viktig tillgång för företaget. Det är därför viktigt att noga överväga innehållet i och konsekvenserna av ett hyresavtal innan avtalet tecknas.

Anpassa avtalstiden till era framtidsplaner
Hyresvärdar vill vanligen teckna hyresavtal med fasta och, i jämförelse med andra avtalsformer, långa löptider (vanligt är att avtalet löper på tre år). För ett nystartat bolag eller ett bolag som expanderar finns många osäkerheter kring hur verksamheten kommer att utvecklas, varför ett sådant avtal sällan är det optimala. Ett tidsbestämt avtal är inte möjligt att säga upp under löpande avtalstid utan kan endast sägas upp till hyrestidens utgång. Som utgångspunkt är det inte heller tillåtet att överlåta hyreskontraktet (och själv flytta från lokalen under pågående avtalstid) utan hyresvärdens samtycke. Det är inte heller möjligt att fritt hyra ut hela lokalen i andra hand utan tillstånd från hyresvärden. Således kommer ditt företag att vara bundet till lokalen under hela avtalstiden och måste betala hyra för hela perioden. Mot denna bakgrund kan korta tidsbestämda avtal (t.ex. en löptid om ett år) som förlängs automatiskt om ingen uppsägning sker vara mer fördelaktiga. Var dock beredd på att det kan vara svårt att driva igenom det på grund av en regel om hyressättning som blir friare vid minst tre år långa hyrestider. Ett annat alternativ är att ingå ett tidsbestämt avtal om tre år men att förhandla till sig en rätt att säga upp avtalet i förtid, t.ex. efter ett år eller vid en annan lämplig tidpunkt. En hyresvärd kan kanske tänka sig detta, i vart fall om uppsägningsrätten baseras på något objektivt villkor som till exempel för dåliga nyckeltal. Vidare är det möjligt att ingå ett tillsvidareavtal med nio månaders löpande uppsägningstid, något som dock är mycket ovanligt för kontorslokaler. En nackdel med korta hyresavtal och tillsvidareavtal med nio månaders uppsägningstid är dock att hyresvärden har möjlighet att kräva högre hyra vid varje ny avtalsperiod, medan ett tre årigt avtal innebär att hyran inte kan ändras förrän efter tre år (vilket gör att det är enklare att förutse kostnaden för lokalen den närmsta tiden).

Anpassa storleken på lokalen till era framtidsplaner
Finns det osäkerheter kring ert framtida behov av ytor är det möjligt att förhandla till sig en option att frånträda viss av den förhyrda ytan efter viss tid. Har ni expansionsplaner kan det istället vara bra att förhandla sig till en option att utöka lokalen genom att ianspråkta yta som ligger i anslutning till den redan förhyrda lokalen. Tänk också på att del av lokalen får hyras ut utan hyresvärdens medgivande. Gör man det är det dock väldigt viktigt att andrahandshyresgästen kan sägas upp när ert eget avtal och även att besittningsskyddet är bortförhandlat (jfr nästa rubrik). Är er verksamhet mervärdesskattepliktig är det också mycket viktigt att detsamma gäller för andrahandshyresgästen.

Överväg konsekvenserna av ett avstående från det indirekta besittningsskyddet
En lokalhyresgäst har inte rätt till förlängning av avtalet vid avtalstidens utgång. Vid en uppsägning från hyresvärdens sida måste företaget alltså flytta. Lokalhyresgäster har dock i grunden ett s.k. indirekt besittningsskydd, vilket innebär rätt till skadestånd om hyresvärdens uppsägning varit obefogad. Det är inte ovanligt att en hyresvärd, som ett villkor för tecknande av hyresavtal, kräver att hyresgästen avstår från sitt indirekta besittningsskydd. Det är viktigt att du är medveten om konsekvenserna av ett sådant avstående, dvs. att du i ett sådant fall inte har rätt till ersättning för din skada (flyttkostnader, rörelseskada, etc.) till följd av uppsägningen och att det heller inte finns rätt till uppskov med avflyttningen, vilket kan vara önskvärt för att kunna avveckla verksamheten på ett lämpligt sätt. För ett ”vanligt” förstahandskontrakt kan man också ha skäl att reagera mot ett krav på ett besittningsskyddsavstående om inte hyresvärden har något bra skäl, som att huset skall rivas.

Se till att verksamheten ryms inom det upplåtna ändamålet
En hyresgäst får inte driva annan verksamhet i lokalen än det ändamål som parterna har avtalat om. Var därför noga med att se till att all den verksamhet som du avser driva i lokalen täcks av ändamålet, detsamma gäller eventuella andrahandshyresgästers verksamhet. Är det fråga om en kontorslokal med viss försäljning räcker det inte med att ange ”kontor” utan även ”butik” eller liknande bör anges. Vissa hyresvärdar försöker inkorporera generella avtalsbestämmelser under ändamålsbeskrivningen, t.ex. föreskrifter om buller, tillstånd, tider etc. Orsaken är att en hyresvärd kan förverka hyresavtalet om hyresgästen bryter mot ändamålet och inte vidtar rättelse efter anmaning. Sådana bestämmelser bör sorteras ut från ändamålsbeskrivningen och istället läggas som separata avtalsvillkor.

Ha koll på kostnaderna
Se till att få en helhetsbild av samtliga de kostnader som utgår enligt hyresavtalet; undersök vad som ingår i bashyran och vad som ska betalas i form av hyrestillägg. Vanliga kostnader utöver bashyran är moms, fastighetsskatt, driftskostnader, kostnader avseende ytor som är gemensamma för hyresgästerna i byggnaden etc. Det bör även finnas en gränsdragningslista som tydligt visar vilka underhållskostnader som ligger på hyresvärden och vilka som ligger på er. Ibland är det önskvärt att hyra inte tas ut med samma belopp varje år utan att hyran höjs genom en s.k. trappa. Ett alternativ är att det finns en hyresrabatt under inledningen av hyresförhållandet. Detta innebär att hyran är lägre inledningsvis och att hyran ökar efterföljande år. På sådant sätt kan ni ”få igång” verksamheten innan större hyresbetalningar ska utgå.

Se till att lokalen är inredd för den verksamhet som ni ska ha i lokalen
Var noga med att se till att lokalen är anpassad för den verksamhet som ni ska ha i lokalen. Behöver lokalen anpassas/byggas om för verksamheten bör denna fråga tas upp med hyresvärden i avtalsförhandlingarna för att försöka enas om en fördelning av kostnaderna för anpassningen och även vad som skall göras så att det blir tydligt. Det är alltså möjligt att avtala om att hyresvärden ska tillhandahålla lokalen i ett visst utförande. Om lokalen istället upplåts i ”befintligt skick”, vilket inte är ovanligt, innebär detta att ni själva svarar för att lokalen kan användas för det upplåtna ändamålet. Detta betyder att ni själva får bygga om och anpassa lokalen. Ombyggnationer kräver dock samtycke från hyresvärden. Är lokalen upplåten i ”befintligt skick” kan du heller inte begära att hyresvärden ska göra förbättringar i lokalen under hyrestiden utan detta får bekostas på egen hand.

“Setterwalls has provided legal advice to Gynius in various aspects of the Life Science sector. We think that Setterwalls was great to work with, both professionally and personally. As a result, the support we got was better tailored to our needs. Setterwalls was available, amicable, quick to respond and quick to deliver.” – Gynius