Att ingå i avtal del 3: Efterarbetet – Att tänka på när ett avtal inletts

Att ingå i avtal är något som företag gör löpande och många upplever därför att de inte behöver reflektera över vad de ska tänka på. Ofta förekommer det dock brister i såväl avtal som i företagens processer och rutiner för hur dessa ska ingås. Många företag gör misstaget att tänka att avtalet enbart är det skrivna dokumentet, men faktum är att även det som händer innan avtalsslutet (förarbetet) och det som händer efter avtalsslutet (efterarbetet) är minst lika viktigt som själva avtalet. I denna artikel kommer vi att fokusera på efterarbetet; det vill säga vad bolaget ska tänka på när ett avtal väl har ingåtts.

Detta är en del av en artikelserie om att ingå i avtal. Läs gärna våra andra artiklar i serien:

Att ingå i avtal del 1: Förarbetet – nyckeln till en lyckad avtalsförhandling

Att ingå i avtal del 2: Avtalsguide – checklista för avtalet

Att ingå i avtal del 3: Efterarbetet – Att tänka på när ett avtal inletts

Varför är efterarbetet viktigt?

Vi upplever att många bolag lägger otroligt mycket kraft på själva avtalsförhandlingen. Det avsätts såväl tid som resurser, och parterna lägger mycket tid på att förhandla fram ett avtal som båda är nöjda med. Därefter läggs avtalet i en mapp eller ett avtalshanteringssystem och så tittar parterna inte på det förrän några år senare, till exempel när kunden tycker att den betalar för mycket eller leverantören tycker att den får för lite betalt. När avtalet sedan återfinns kanske parterna inser att det saknas mekanismer i avtalet för att hantera just det (prisjusteringar) eller att så tycker den ena parten att motparten har gjort avsteg från avtalet som borde generera kompensation. Men finns det då en rätt till kompensation?

Risken finns att parterna har utvecklat ett partsbruk som går före avtalsinnehållet. Därför riskerar ni att det uppstår tvist om vad som egentligen gäller. För att undvika detta är det viktigt att tänka på agerandet även efter att ett avtal har ingåtts. Nedan följer några tips!

Följ avtalet

När ett avtal väl är ingått och det därefter uppstår diskussion om dess innebörd, finns olika metoder för att tolka avtalet. Utgångspunkten är den gemensamma partsviljan, det vill säga vad hade parterna för gemensam avsikt när den aktuella bestämmelsen skrevs. Om det inte går att fastställa en gemensam partsvilja ska avtalet tolkas mot bakgrund av annan tolkningsdata, till exempel avtalets systematik eller parternas agerande. Om det inte går att fastställa en gemensam partsvilja ska avtalet tolkas mot bakgrund av avtalets ordalydelse, relevant bakgrundsrätt (till exempel köplagen om avtalet reglerar ett köp mellan två företag) eller annan tolkningsdata, till exempel avtalets systematik (rubrikindelning och liknande).

Om parterna agerar eller beter sig på ett visst sätt, kan det medföra att det som är skrivet i avtalet inte anses vara styrande längre. I stället blir den partsbruk som parterna har utvecklat över tid avtalsinnehåll.

Det kan till exempel ske om parterna inte hanterar reklamationer på ett systematiskt sätt, om parterna accepterar fakturor som frångår det överenskomna formatet eller om parterna utvecklar en annan metod för orderläggning än den som framgår av avtalet. Om det då visar sig att en part vill avsluta avtalet pga. att partsbruket utgör avtalsbrott är det inte säkert att denne har rätt till det trots att agerandet står i strid med det parterna har skrivit i avtalet.

Ta vara på möjligheter till justering

Ett avtal innehåller ofta tidpunkter som är viktiga att beakta, eller mekanismer som är tänkta att fånga upp vissa ändrade förhållanden. Säkerställ därför att ni följer eventuella frister, till exempel för leverans, betalning, avstämning eller uppsägning. Det kan vara en god idé att lägga in dessa tidpunkter i er kalender för att inte missa en fördelaktig möjlighet att till exempel förlänga avtalet. Likaså kan det finnas rätt att justera vissa villkor, till exempel indexera ersättning enligt allmänna villkor, eller ingå tilläggsavtal vid vissa volymer eller liknande.

Ett tips är att skriva in det i er kalender medan avtalet är ”färskt” i minnet. Det är en bra rutin så att det inte glöms bort. Många gånger har parterna lagt mycket förhandlingstid på att få in just möjligheter till justeringar under avtalets löptid och det är synd när dessa möjligheter inte tas tillvara på.

Ha koll på avtalet

En grundförutsättning för att kunna följa avtalet är att båda parter är medvetna om innehållet eller kan ta del av det. Det är dock förvånansvärt ofta som avtal försvinner eller aldrig hittas för att de ligger signerade i en skrivbordslåda eller i en inkorg hos en person som har avslutat sin anställning.

Därför är det viktigt att det tydligt framgår av era avtalsprocesser och rutiner att avtal måste förvaras på en specifik plats, såsom en avtalsbank eller ett avtalshanteringssystem.

I vissa system är det dessutom möjligt att lägga in påminnelser om frister, till exempel för uppsägning, avtalsförlängning, prisindexering, osv. Vidare kan det vara bra om det finns funktioner eller roller inom organisationen som ansvarar för ett visst avtal, det vill säga inte en namngiven person då personer byter arbetsplats med jämna mellanrum. Utöver att era avtalsrutiner/processer bör innehålla information om hur avtal ska hanteras, bör det även framgå hur ni hanterar andra avtalsrelaterade frågor, till exempel hur ni hanterar reklamationer, offertförfaranden, med mera.

Vi hjälper er gärna med att ta fram eller se över era rutiner eller håller utbildningar för er organisation om vad som i övrigt är viktigt att tänka på i avtalsprocessen.

På Setterwalls har vi stor erfarenhet av att upprätta, förhandla, granska och tolka avtal. Ni kan därför alltid vända er till oss om ni vill ha hjälp med att ta fram ett avtal, assistans i en specifik avtalsförhandling eller tolkning av ett befintligt avtal. Om ni har hamnat i diskussion med en motpart om hur ett avtal ska tolkas bistår vi gärna er i de diskussionerna eller representerar ert företag inför domstol. Som nämnts ovan kan vi också hjälpa er med att granska eller upprätta avtalsrutiner och processer.

Setterwalls erbjuder även generella avtalsutbildningar samt specifika utbildningar som anpassats särskilt för ert bolag. I dessa går vi igenom vad som är viktigt att tänka på i en avtalsprocess och tar upp andra frågor som är relevanta för just er verksamhet.

Ni är varmt välkomna att kontakta oss.

Innehållet är en allmän redogörelse av informativ karaktär och är inte juridisk rådgivning att lägga till grund för bedömning i ett enskilt ärende.