Att ingå i avtal del 1: Förarbetet – nyckeln till en lyckad avtalsförhandling

Att ingå avtal är något som företag gör löpande och många upplever därför att de inte behöver reflektera över vad de ska tänka på. Ofta förekommer det dock brister i såväl avtal som i företagens processer och rutiner för hur dessa ska ingås. Många företag gör misstaget att tänka att avtalet enbart är det skrivna dokumentet, men faktum är att även det som händer innan avtalsslutet (förarbetet) och det som händer efter avtalsslutet (efterarbetet) är minst lika viktigt som själva avtalet.
I denna artikel fokuserar vi på förarbetet, som är nyckeln till en lyckad avtalsförhandling. Vad bör man tänka på innan man ingår i ett avtal om köp av vara eller tjänst?

Detta är en del av en artikelserie om att ingå i avtal. Läs gärna våra andra artiklar i serien:

Att ingå i avtal del 1: Förarbetet – nyckeln till en lyckad avtalsförhandling

Att ingå i avtal del 2: Avtalsguide – checklista för avtalet

Att ingå i avtal del 3: Efterarbetet – Att tänka på när ett avtal inletts

Varför är förarbetet viktigt för avtalsförhandlingar?

Bra förberedelser kan ge er ovärderliga fördelar i kommande avtalsförhandlingar. Ni kan spara tid om ni redan på förhand vet vilka krav och önskemål ni har samt hur långt ni kan sträcka er i vissa frågor. Vidare undviker ni att gå med på något som inte motsvarar era förväntningar. Skulle det hända så kan det i bästa fall leda till att ni behöver gå tillbaka till förhandlingsbordet, och i sämsta fall är ni fast i en överenskommelse som inte uppfyller önskat resultat. Det kan leda till stora ekonomiska konsekvenser, resultera i att samarbeten skadas eller att ni hamnar i en rättslig tvist. Därför är det av stor vikt att man genomför förarbete inför avtalsförhandlingar. Med checklistan nedan kommer ni en bra bit på vägen.

Checklista inför att förhandla ett avtal

Här är ett antal frågor som ni kan ställa er innan ni påbörjar arbetet med att förhandla ett avtal. Listan är formulerad med utgångspunkten att ni köper en vara eller tjänst, men den kan även appliceras om ni är leverantör av en vara eller tjänst.

1. Identifiera behov och önskemål

• Har ni identifierat vilken typ av produkt eller tjänst ni vill ha? Vad ska produkten eller tjänsten fylla för funktion i verksamheten? Det är viktigt att relevanta egenskaper och funktioner specificeras och beaktas.
• Har ni identifierat era minimikrav? Finns där något ni kan tänka er att kompromissa om? Har ni identifierat vad som är ”must-have” och ”nice-to-have”, samt vad som är ”no-go”? Detta är viktigt för att vara väl förberedda och kunna ställa relevanta krav gentemot leverantören. När ni vet vad som är viktigt för er kan ni släppa krav som inte är lika relevanta, vilket är en fördel i en förhandling.
• Om ni utgår från en avtalsmall från er motpart, har ni efterfrågat justering av obalanserade villkor för att spara tid vid förhandlingsbordet?
• Om ni ersätter ett befintligt avtal, har ni  identifierat vad som fungerat bra respektive dåligt och justerat det i det kommande avtalet?

2. Förstå marknaden

• Hur många aktuella leverantörer finns det på den relevanta marknaden? Detta kan påverka förhandlingsutrymmet och vilka krav ni kan ställa i förhandlingen.
• Är det en marknad eller bransch där en viss typ av standardavtal används, eller kommer ni att kunna få igenom era egna villkor?

3. Rannsaka den egna organisationen

• Har ni identifierat er egen kompetens inom området? Finns det begränsningar att ta hänsyn till, och är ni i sådana fall beroende av leverantören eller annan aktör som ska kunna samverka med leverantören?
• Har ni sett över vilka personer/funktioner/roller från er organisation som bör involveras i förhandlingen? Se till att engagera lämpliga personer så att avtalsinnehållet blir relevant. På så vis kan ni spara tid och pengar samt undvika att förhandlingen drar ut på tiden. Det gör även att risken för tvister och problem längre fram i tiden minskar.

4. Rannsaka den potentiella motparten

• Har motparten rätt förutsättningar för att kunna leverera det ni vill ha?
• Har ni sett över om det finns behov av UC, referenser eller granskning av faciliteter?
• Har motparten satt ihop rätt team för den aktuella förhandlingen? Har de mandat att ta beslut i de frågor som kommer att diskuteras?
• Begär motparten att ni ska ingå någon typ av föravtal (sekretessåtagande eller liknande)? Se i sådana fall till att gå igenom det noggrant och identifiera risker och åtaganden enligt föravtalet.

5. Tänk på kommunikationen

• Tänk på kommunikationen. Har ni uttryckt er tydligt? Tydlig kommunikation minskar risken för felaktiga tolkningar och framtida tvister.

Det är vanligt att diskutera med potentiella motparter innan det är dags att förhandla avtalet med dem. Tänk på att tidigare diskussioner kan få betydelse senare, till exempel för hur vissa klausuler ska tolkas. Var därför noga med hur ni uttrycker er i dessa sammanhang.

På Setterwalls har vi stor erfarenhet av att upprätta, förhandla, granska och tolka avtal. Ni kan därför alltid vända er till oss om ni vill ha hjälp med att ta fram ett avtal, assistans i en specifik avtalsförhandling eller tolkning av ett befintligt avtal. Om ni har hamnat i diskussion med en motpart om hur ett avtal ska tolkas, bistår vi gärna er i de diskussionerna eller representerar ert företag inför domstol. Vi kan också hjälpa er med att sätta upp eller granska era avtalsrutiner.
Setterwalls erbjuder även generella avtalsutbildningar. I dessa går vi igenom vad som är viktigt att tänka på i en avtalsprocess och tar upp andra frågor som är relevanta för just er verksamhet. Vi kan även anpassa utbildningar särskilt för ert bolag. Ni är varmt välkomna att kontakta oss.

Innehållet är en allmän redogörelse av informativ karaktär och är inte juridisk rådgivning att lägga till grund för bedömning i ett enskilt ärende.