Att upphandla i kristider – Några medskick

Med anledning av COVID-19-utbrottet kan det för upphandlande organisationer uppstå en mängd olika frågor om hur upphandlade avtal och kommande inköp ska hanteras under rådande situation. Nedan sammanfattar vi kort några medskick som kan vara bra att ha med sig och tänka på den närmaste tiden.

Pandemin gör att det på grund av plötsligt förändrade prioriteringar av resurser och personalbortfall kan bli svårare att genomföra redan påbörjade eller annonserade upphandlingar som planerat. Det är därför en god idé att se över befintliga ramavtal och kontrakt för att undersöka vad det finns för möjligheter till förlängning och/eller kompletterande beställningar. Nya upphandlingar kommer dock bli nödvändiga att genomföra, dels för att verksamheterna ska fortsätta fungera, dels för att nya behov av varor eller tjänster uppkommer. Utgångspunkten för dessa nya upphandlingar är alltjämt att upphandlande organisationer ska konkurrensutsätta inköp av varor och tjänster. Vissa undantag gäller emellertid i akuta situationer, vilket kan vara en möjlighet i rådande läge.

Upphandlingsmyndigheten har i samband med den stora flyktingströmmen 2015–2016 tagit fram ett stöd om tillämpning av LOU i akuta situationer, som myndigheten hänvisar till även i det aktuella läget. I vägledningen finns bland annat information om hur reglerna om påskyndade förfaranden och direktupphandling på grund av synnerlig brådska kan tillämpas i akuta situationer. För att undantaget med hänvisning till synnerlig brådska ska vara tillämpligt krävs exempelvis att:

• händelsen inte var möjlig att förutse av den upphandlande myndigheten;
• det föreligger synnerlig brådska som gör att de allmänna tidsfristerna inte kan respekteras;
• det finns ett orsakssamband mellan den oförutsedda händelsen och den synnerligen brådskande situationen; samt att
• det är absolut nödvändigt att tilldela kontraktet.

Utöver ovanstående möjligheter för upphandlande organisationer och leverantörer att skyndsamt ingå avtal har regeringen vidtagit vissa åtgärder för att säkerställa tillgången av materiel. I slutet av februari undertecknade till exempel den svenska regeringen det EU-gemensamma avtalet Joint Procurement Agreement (JPA). Syftet med avtalet är att se till att alla länder inom EU har god och säker tillgång till medicinska motåtgärder till rimliga priser. Då Sverige nu har undertecknat avtalet finns bland annat möjligheter för Sverige att delta i den EU-omfattande upphandlingen av personlig skyddsutrustning som nyligen inleddes av Kommissionen. Regeringens bedömning är att en sådan nationellt koordinerad EU-gemensam upphandling ger de bästa förutsättningarna att säkra tillgången till materiel.

Avtalet innehåller bestämmelser om bland annat:

• de praktiska arrangemangen för upphandlingen;
• beslutsprocessen när det gäller val av förfarande; samt
• bedömningen av anbud och tilldelningen av kontrakt.

Kommissionen har dock uppgett att kontraktet avseende personlig skyddsutrustning kan undertecknas tidigast i början av april. I syfte att ytterligare effektivisera inköp och distribution av sjukvårdsmateriel har regeringen därför inrättat en tillfällig nationell inköpscentral för vårdens behov med Socialstyrelsen som ansvarig myndighet.

Vi på Setterwalls följer utvecklingen och bevakar eventuella råd och riktlinjer från myndigheter och andra relevanta organ om hur upphandlande organisationer och leverantörer kan hantera den rådande situationen.