Frukostseminarium om avtalsändring

Den 18 september 2019 genomförde Lorentz Reige, advokat i Setterwalls verksamhetsgrupp för EU- och konkurrensrätt, ett frukostseminarium på Setterwalls kontor i Stockholm för föreningen Sveriges Bolagsjurister på temat ändringar av offentliga kontrakt. Seminariet, som hade titeln ”Ändra affären, utgör avtalsändringar och avtalstillägg risker ur ett upphandlingsrättsligt perspektiv?”, var välbesökt och under seminariet diskuterades avtalsändringar och risker både ur ett upphandlingsrättsligt och ett avtalsrättsligt perspektiv. Avslutningsvis diskuterades olika åtgärder som kan förebygga eller minska risken vid behov av ändringar i ett upphandlat kontrakt.

”Ämnet är ständigt aktuellt och jag upplever att det finns ett stort intresse för de här frågorna bland både beställande organisationer och leverantörer. Avtalsändringar är ett mycket komplext område och den upphandlingsrättsliga regleringen ställer höga krav samtidigt som riskerna är stora”, säger Lorentz.

Lorentz har tre korta tips som kan bidra till bättre förutsättningar för en lyckad upphandling och en givande avtalsrelation:

1. Som upphandlande myndighet eller enhet, genomför en noggrann behovs- och marknadsanalys som även omfattar en uppskattning av framtida behov och en riskidentifiering med avseende på avtalets framtida förutsättningar.
2. Använd ändrings- och optionsklausuler som har utformats med hänsyn till det behov som identifierats i den tidigare analysen. Är ett uppdrag av sådan natur att det är förenat med stor osäkerhet ökar behovet av en tydlig reglering av ändringsmöjligheten. Var noga med att tydligt specificera vilka ändringar av avtalet som ska vara möjliga och säkerställ att villkoren utformas i enlighet med kraven i upphandlingslagstiftningen. Missa t.ex. inte att ange både arten och omfattningen av de ändringar som ska kunna aktualiseras.
3. Arbeta med en tydlig process för att genomföra avtalsändringar, både för att underlätta en bedömning av om ändringen är förenlig med de upphandlingsrättsliga kraven och villkoren i avtalet och för att underlätta den praktiska hanteringen.  

För den som är leverantör i ett offentligt kontrakt är det ofta svårt att påverka ändringsmöjligheten i ett tidigt skede eftersom dessa frågor måste hanteras i upphandlingsdokumenten, men det är viktigt att vara medveten om risken vid otillåtna ändringar och att verka för en god dialog med den offentliga avtalsparten i ändringssituationer.