Ny lag om tillfälliga undantag för att underlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor samt tillfälliga lättnader i Svensk kod för bolagsstyrning

Spridningen av COVID-19 har resulterat i flertalet krispaket och tillfällig lagstiftning som syftar till att underlätta för aktörer i näringslivet samt minimera risken för spridning. Riksdagen har nu antagit en ny lag om tillfälliga undantag som ger aktiebolag och föreningar en utökad möjlighet att använda sig av fullmaktsinsamling och postomröstning för att underlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor. Därtill har tillfälliga lättnader i Svensk kod för bolagsstyrning införts inför stämmosäsongen 2020. Setterwalls sammanfattar nyheterna nedan.

Ny lag om tillfälliga undantag vid genomförande av bolagsstämmor
Den nya lagen innebär i huvudsak följande:

• Styrelsen i ett aktiebolag får besluta om att samla in fullmakter respektive genomföra poströstning trots att detta inte anges i bolagsordningen och utan att det anges i kallelsen.
   
• Fullmaktsformulär respektive formulär för poströstning ska tillhandahållas på bolagets webbplats eller skickas till aktieägare senast en vecka innan bolagsstämman samt hållas tillgängliga på dagen för stämman. Information om hur aktieägare går till väga för att utöva sin rösträtt ska tillhandahållas med formuläret.
   
• Lagen träder i kraft den 15 april 2020 och upphör att gälla vid utgången av 2020. Bolag kan redan före ikraftträdandet vidta åtgärder som omfattas av lagen, under förutsättning att stämman som åtgärderna avser äger rum efter att lagen trätt i kraft. Riksdagen kan upphäva lagen innan utgången av 2020 om det bedöms lämpligt.
   
• Utöver ovanstående regler för bolagsstämmor i aktiebolag innehåller lagen även tillfälliga regler om ombud och poströstning för ekonomiska föreningar, bostadsrättsföreningar, kooperativa hyresrättsföreningar, samfällighetsföreningar, sparbanker och medlemsbanker samt ömsesidiga försäkringsbolag, försäkringsföreningar och tjänstepensionsföreningar.

Tillfälliga lättnader i Svensk kod för bolagsstyrning
För noterade bolag som följer Svensk kod för bolagsstyrning (”Koden”) har Kollegiet för svensk bolagsstyrning nyligen meddelat vissa lättnader i Koden under rådande omständigheter för att begränsa folksamlingar och smittspridningen av COVID-19. För bolagsstämmor som hålls under 2020 behöver följande regler i Koden inte tillämpas: 

• regler om föravisering av stämmotidpunkt (punkt 1.1)
   
• regler om närvaro för styrelseledamöter, VD, revisor och valberedningsledamöter vid års- och bolagstämma (punkt 1.2)
   
• regler om framtagande av förslag till ordförande vid årsstämma (punkt 1.3)

Det kommer inte att utgöra en avvikelse från Koden om reglerna inte tillämpas. Detta påverkar dock inte styrelsens och VD:s skyldighet enligt aktiebolagslagen att vid stämma ha beredskap för att kunna lämna upplysningar till aktieägarna och fatta erforderliga beslut.

Setterwalls kommentarer
Den tillfälliga lagen för att underlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor har efterfrågats av näringslivet. Vi har i en tidigare artikel skrivit att aktiebolagslagen ger begränsade möjligheter för bolag att samla in fullmakter och anordna poströstning inför bolagsstämmor samt att Svenskt Näringsliv tidigare har föreslagit att reglerna skulle lättas upp på grund av COVID-19. Beslutet som nu har fattats är i huvudsak i linje med Svenskt Näringslivs förslag.

Bolag som vill utnyttja möjligheten till fullmaktsinsamling eller poströstning på kommande bolagsstämmor under 2020 behöver tänka på att tillgängliggöra information om hur aktieägare går till väga för att utöva sin rösträtt samt att den tillfälliga lagen enbart ger bolag möjlighet att begränsa antalet närvarande på bolagsstämman. Kravet på att bolagsstämma hålls fysiskt gäller fortfarande.

Vill du veta mer om hur lagen påverkar ditt företags kommande bolagsstämma, välkommen att kontakta någon av våra experter.

Innehållet är en allmän redogörelse av informativ karaktär och är inte juridisk rådgivning att lägga till grund för bedömning i ett enskilt ärende.